Microsoft Private Folder özel verilerinizi korumanız amacıyla yazılmış işlevsel bir klasör şifreleme aracıdır. Bilgisayarınızı ya da kullanıcı hesabınızı paylaştığınız dostlarınızdan, iş arkadaşlarınızdan, çocuklarınızdan ve diğer kişilerden gizlemek istediğiniz özel verileriniz olabilir. Bu gizlilik ve güvenliği sağlamanız için özel bir klasör oluşturarak bu klasöre güçlü bir şifre atamanız gerekmektedir. Çünkü sıradan şifreler özel verilerinizi kullanmak isteyen kişilerce kırılabilmektedir. Güçlü bir şifre oluşturmak için şu noktaya dikkat etmelisiniz; şifrelerinizi büyük-küçük harf ve sayı üçlülerinden oluşturun. Bu sayede özel klasörlerinize koymuş olduğunuz şifrenin kırılması neredeyse imkansız hale gelecektir.

Microsoft Private Folder yazılımı ile oluşturduğunuz özel klasörlerdeki dosya ve klasörler, adları, boyut bilgileri kesinlikle gösterilmemektedir. Yani özel verileriniz hakkında en ufak bir ipucu verilememekte, güvenlik ve gizlilikleri maksimum düzeyde korunmaktadır. Bir kullanıcı özel klasörünüze tıkladığında şifre girmesi istenmektedir. Doğru şifre girilmedikçe hiçbir kullanım hakkı tanınmamaktadır.

Özel klasörlerinize şifrenizi girerek açtıktan, istediğiniz işlemleri yaptıktan sonra sağ fare tuşu ile özel klasörünüze tıklamanız ve kilitle (lock) komutunu seçmeniz gerekmektedir. Aksi taktirde özel klasörünüze kilidi açık olduğundan isteyen her kullanıcı girebilecek her türlü kullanım hakkına sahip olacaktır. Yani Microsoft Private Folder varsayılan olarak şifresini girerek kilidini açtığınız özel klasörlerinizi kendiliğinden kilitlememektedir. Zaten özel klasörünüzün simgesinin üzerinde kilitli olup olmadığına dair bilgi veren bir sembol de bulunmaktadır.

Özel klasörünüz üzerinde çeşitli değişiklikler yapmak istediğinizde, kilidi açık durumdayken; görev çubuğu üzerindeki bildirim simgesine sağ tıklayıp, istediğiniz görevi gerçekleştirebilirsiniz. Bildirim simgesine sağ tıkladığınizda "Ayarlar (Options)" adlı açılır komuttan, özel klasörünüzün şifresini değiştirebilir, klasörünüzün içine yeni dosya veya klasörler ekleyebilir, mevcut dosya klasörleri dışarı çıkarabilir, kendiliğinden kilitleme özelliğini etkinleştirebilir ve özel klasörünüzü silebilirsiniz.

Özel klasörleriniz için atamış olduğunuz şifreleri unuttuğunuzda verilerinizi kurtarma şansınız olmadığından hatırlamanızın kolay olduğu şifreleri tercih ediniz. Fakat kolay hatırlayayım düşüncesiyle basit bir şifre koymanız da gizlilik ve güvenliğinizi tehlikeye düşürecektir. O nedenle güçlü ama akılda kalıcı şifreler oluşturmaya gayret ediniz.

Yazılım yalnızca Windows XP işletim sistemi altında çalışabilmektedir.

Not: Yazılım kurulum sırasında lisanslı Windows kullanıcısı olup olmadığınızı denetlemek amacıyla ürün anahtarı doğrulaması yapmaktadır. Ürün anahtarı doğrulanmayan kullanıcılar Microsoft Private Folder yazılımını kullanamayacaklardır.